Tout savoir sur la méthode Kaizen

Il n’est pas aisé d’opérer de grands changements ou de réaliser de grands projets sans adopter une méthodologie claire.

Ce principe est aussi bien réel dans le contexte d’une entreprise que dans la vie personnelle. Parmi les nombreuses méthodes qui existent, il y en a une qui a longtemps fait ses preuves.

Il s’agit de la méthode Kaizen. Dans cet article, on vous en parle en détail.

Qu’est-ce que c’est ?

Autrefois utilisée dans le domaine de l’industrie manufacturière, la méthode Kaizen est un concept d’origine japonaise qui a depuis lors été utilisée dans de nombreux autres secteurs d’activités du fait de sa grande efficacité.

Ainsi, on en fait de plus en plus référence dans le milieu commercial, de l’entrepreneuriat et plus particulièrement dans le domaine du développement personnel.

Le mot Kaizen est la combinaison de deux mots japonais. Il s’agit notamment du mot “Kai” et de “Zen”. Le premier signifie “changement” alors que le second se traduit littéralement par “meilleur”.

La combinaison de ces deux mots donne “amélioration continue”. En effet, la méthode Kaizen prône l’évolution progressive basée sur de toutes petites victoires. C’est notamment pour cette raison qu’elle est encore appelée “la méthode des petits pas”.

Pour mieux cerner la notion, il n’y a rien de mieux qu’une illustration. Si votre objectif est considéré comme votre destination et que le chemin qui y mène est suffisamment long, vous risquez d’être très vite essoufflé à vouloir aller trop vite.

Le meilleur moyen d’atteindre l’objectif fixé est de faire de petits pas. En posant un pas après l’autre, vous êtes sûr d’arriver à destination.

Quels sont les principes ?

Pour mettre en œuvre la méthode Kaizen, vous devrez essayer d’observer un certain nombre de principes.

La remise en question permanente de soi

Dans la logique du concept Kaizen, il n’y a pas de perfection ou de finalité. Par conséquent, vous êtes appelé à vous remettre régulièrement en question, et ce, même quand tout se déroule comme vous l’avez souhaité. Vous devez être en quête permanente d’amélioration.

La priorité accordée à l’amélioration continue et non à la perfection

Ce sont les petits pas que vous faites tous les jours qui vous permettront d’atteindre l’idéal que vous vous êtes fixé. Il peut s’agir d’un résultat commercial, d’un but personnel ou autre. Dans tous les cas, il est inutile de vous accentuer sur cet idéal. Le mieux à faire est de vous fixer de petits objectifs à réaliser quotidiennement.

L’identification de l’origine des causes des problèmes

La méthode Kaizen prône l’efficacité. Pour ce faire, elle vous suggère de déterminer la véritable source d’un problème afin de le résoudre de façon définitive. Lorsque vous vous acharnez à résorber les symptômes d’un problème sans vous préoccuper de son essence même, il finira toujours par refaire surface.

La résolution immédiate des problèmes

Lorsque vous travaillez avec une équipe, les problèmes ou conflits sont inévitables. Il devient alors impératif de trouver une solution à ces problèmes au plus tôt. Plus le temps passe et plus ils peuvent s’empirer. Il en est de même pour tous les autres problèmes qui ne relèvent pas forcément d’une interaction humaine.

Hiérarchisation des changements

Une chose est de savoir quels changements engager pour atteindre vos objectifs, mais une autre est de savoir lesquels privilégier. Vous devez donc établir une hiérarchie de vos changements. Ensuite, il sera plus préférable de commencer par les changements les plus simples, rapides et moins coûteux à mettre en œuvre.

L’implication de tous les membres d’une équipe dans la quête de solution

Dans le contexte d’une équipe, la méthode Kaizen implique l’intervention de chaque membre, quel que soit son niveau hiérarchique, pour l’adoption de solutions. Chacun doit donc partager son idée ou son point de vue avec les autres. En gros, le concept Kaizen suggère l’implication de tous les membres de l’équipe sans aucune exception.

À quoi ça sert ?

La méthode Kaizen peut être mise en œuvre aussi bien dans le cadre de la vie personnelle que dans un contexte professionnel. Ainsi, vous pourrez utiliser les principes Kaizen pour avancer dans les objectifs personnels que vous vous êtes fixés.

Mais il faut admettre que la méthode Kaizen apparait beaucoup plus utile quand elle entre dans le cadre de la gestion entrepreneuriale ou communautaire.

En misant sur la prise en compte des idées et opinions de tous les membres d’une équipe, la méthode Kaizen contribue au renforcement des liens entre collaborateurs et entre services.

Lorsqu’elle est réussie, elle permet à l’entreprise de produire des services de qualité pour satisfaire les besoins des clients, même des plus exigeants. Le processus de travail et les activités sont optimisés. Les délais sont réduits en raison d’une meilleure organisation des tâches.

Comment appliquer cette méthode ?

Le Kaizen est beaucoup plus perçu comme un état d’esprit qu’une méthode. Cependant, il existe quelques outils qui aident à sa mise en œuvre. Il s’agit entre autres de PDCA et des 5S.

PDCA

Encore appelé roue de Deming, le PDCA vous aide à structurer votre procédure d’amélioration continue en plusieurs étapes. La toute première étant celle de la planification et de l’analyse. On parle de « Plan ». La deuxième étape est celle de l’exécution de votre plan.

Vous mettez en œuvre les actions nécessaires pour atteindre vos objectifs. Il s’agit du « Do ». La phase du « Check » est celle où vous évaluez l’ensemble des actions précédemment mises en œuvre.

Pour finir, vous apportez les corrections nécessaires aux défaillances et problèmes détectés et reprenez à nouveau le cycle par une nouvelle planification. C’est le « Act ».

Les 5S

Cette technique trouve son origine dans la culture du management japonais. Elle a pour but de faire de votre environnement de travail un espace sain, organisé et sécurisé, favorisant ainsi de meilleures performances.

Elle se résume comme suit :

  • Seiri / Débarrasser : faire disparaître tout ce qui n’est pas d’une grande utilité.
  • Seiton / Ranger : instaurer de l’ordre.
  • Seiso / Nettoyer : assainir votre environnement de travail.
  • Seiketsu / maintenir l’ordre : mettre en place des pratiques qui permettent de garder votre lieu de travail bien rangé.
  • Shitsuke / Être rigoureux : mettre en exécution les 4S ci-dessus à tout moment.